So kaufe ich eine Straßenbahn: das Vergabeverfahren

In Teil 3 der Serie „So kaufe ich eine Straßenbahn“ dreht sich alles um das Vergabeverfahren. Welche Schritte sind notwendig, um den richtigen Hersteller für die neuen Fahrzeuge zu finden? Welche Kriterien sind den swa dabei besonders wichtig? Diese und weitere Fragen werden im dritten Teil erläutert.

Stefan Schmid arbeitet bei den Stadtwerken Augsburg (swa) im Bereich Dienstleistungs-Einkauf. Er hat sich mit seinen Kollegen ganz genau mit dem Vergabeverfahren befasst und kennt die einzelnen Schritte, die bis zum Vertragsabschluss mit einem Hersteller notwendig sind.

swa: Im aktuellen Stadium des Straßenbahnkaufs beschäftigen wir uns mit dem Vergabeverfahren. Können Sie kurz schildern, was das Ziel dieses Verfahrens ist und wie lange es insgesamt dauert?

Stefan Schmid: Ziel ist es, die gewünschten Straßenbahnfahrzeuge einschließlich Instandhaltungsvertrag von dem Anbieter zu beziehen, der das wirtschaftlich beste Angebot eingereicht hat. Mit der öffentlichen Ausschreibung kann Vetternwirtschaft und Korruption ausgeschlossen werden. Das Vergaberecht orientiert sich an den fünf Grundprinzipien: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Verhältnismäßigkeit. Der Wettbewerbsgrundsatz gewährleistet, dass so viele Marktteilnehmer wie möglich am Vergabeverfahren teilnehmen können. Das für die Ausschreibung gewählte Vergabeverfahren hat von der Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union bis zur Vergabe 12 Monate gedauert.

In welche einzelnen Phasen lässt sich das Vergabeverfahren unterteilen und was ist jeweils das Ziel dieser Phasen?

Das Vergabeverfahren lässt sich in zwei Phasen gliedern. Den Teilnahmewettbewerb und die Angebots- beziehungsweise Verhandlungsphase.

Beim Teilnahmewettbewerb kann sich erstmal jedes Unternehmen bewerben, muss jedoch über die von den swa definierten Anforderungen Nachweise erbringen. Die erste Phase dauert sechs Wochen. Geeignete Bewerber werden dann für die Angebots-/Verhandlungsphase zugelassen.

Wenn jeder geeignete Bewerber in die Angebots- und Verhandlungsphase kommt, könnten das mitunter schon viele Bewerber werden, oder?

Das stimmt. Bei größeren Verfahren, wie dem Straßenbahnkauf, kann eine sogenannte „Teilnehmerreduzierung“ von Anfang an festgelegt werden. Das heißt, es kommen am Schluss nur drei Bewerber in Phase zwei. Damit aber alles fair bleibt, gibt es einen Kriterienkatalog mit Punkteschema. Die drei Bewerber mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl werden zur Angebots-/Verhandlungsphase zugelassen.

Was passiert dann genau in der Angebots-/Verhandlungsphase?

Die Stadtwerke Augsburg sind mit den drei Bewerbern in die Gespräche gegangen. Inhaltlich geht es darum, dass für die gewünschten Leistungen, die die swa ausgeschrieben haben, Angebote von den Bewerbern gemacht werden. Zum Schluss der Verhandlungsgespräche geben die Bieter ihr abschließendes Angebot (best and final offer) ab. Auch in dieser Phase gelten natürlich immer noch die vergaberechtlichen Grundprinzipien: Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Verhältnismäßigkeit.

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Die Angebots-Verhandlungsphase nimmt von der Abgabe des Erstangebots bis zur Entscheidung fast elf Monate in Anspruch. Dazwischen liegen zahlreiche Verhandlungsrunden. Weshalb sind diese notwendig?

Aufgrund der Komplexität ist es sinnvoll, das Verfahren mit mehreren Verhandlungsrunden zu planen, um auch ein wirtschaftliches Ergebnis erzielen zu können. Bei der Ausschreibung einer Straßenbahn handelt es sich um kein Produkt „von der Stange“. Aus diesem Grund besteht, insbesondere was die vertraglichen Regelungen angeht, erheblicher Gesprächsbedarf. Erst wenn die vertraglichen und technischen Punkte abschließend geklärt sind, macht es auch Sinn, in einer weiteren Verhandlungsrunde über den Preis zu sprechen.

Welche Wertungskriterien werden bei der Prüfung der Angebote herangezogen?

In unserem Fall wurden vier Wertungskriterien herangezogen, die verschieden gewichtet werden: Kosten für Kauf- und Instandhaltung (60 Prozent), betriebskostenrelevante Fahrzeugeigenschaften (5 Prozent), Technik- und Fahrgastkomfort (30 Prozent) sowie Design und Ergonomie (5 Prozent).

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Eher weniger ins Gewicht fallen Design und Ergonomie (5 %) sowie die betriebskostenrelevanten Fahrzeugeigenschaften (5 %). Was kann man sich konkret unter letzterem Punkt vorstellen?

Für jede Straßenbahn, die in Augsburg unterwegs ist, haben die swa laufende Betriebskosten. Darunter fällt beispielsweise der Verschleiß der Radreifen. Je mehr Laufleistung in Kilometern der Bieter also zusichert, umso mehr Punkte erhält er in dieser Kategorie.

Wie kann beim Punkt „Design und Ergonomie“ neutral entschieden werden? Ist nicht gerade Design etwas, das sehr subjektiv wahrgenommen wird?

Das stimmt. Deshalb wurden die Bieter aufgefordert ein sogenanntes „Designbook“ zu entwerfen. Einem Fachgremium der swa wurden dann die Designbooks vorgelegt, ohne dass Rückschlüsse auf den Bieter gezogen werden konnten. Jeder bewertete einzeln die Vorschläge mit einem vorab definierten Notensystem. Im Anschluss wurden aus allen sieben Bewertungen der Notendurchschnitt berechnet und daraufhin die Punkte vergeben.

Nach Abschluss der Angebots-Verhandlungsphase steht der Hersteller final fest. Wie geht es dann weiter?

Im ersten Schritt muss die umfangreiche Dokumentation des Vergabeverfahrens finalisiert werden. Allein die Dokumentation der Angebotswertung umfasst über 100 Seiten.

Im zweiten Schritt sind vor Zuschlagserteilung (=Vertragsabschluss) mit dem wirtschaftlichsten Bieter (höchste Punktzahl in der Wertung) die unterlegenen Bieter mit einem Schreiben zu informieren, wer den Auftrag erhalten soll. In dem Schreiben werden die Gründe genannt. Dann gilt eine zehntägige Wartefrist, bevor die swa den Zuschlag an den Wettbewerbssieger erteilen dürfen. In diesen zehn Tagen könnte ein unterlegener Bieter eine Rüge einlegen und weitere Schritte des Rechtsschutzes wahrnehmen. Im Anschluss an die Zuschlagserteilung erfolgt eine Veröffentlichung der Zuschlagserteilung im EU-Amtsblatt.

Fotos: swa / Jürgen Perlich

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